Einen Firmenwagen statt einer Gehaltserhöhung oder als Anreiz bei einer Neuanstellung – der Dienstwagen gehört zu den beliebtesten Mitteln zur Motivation von Mitarbeitern und bietet für beide Seiten eine Reihe von Vorteilen. Die Überlassung eines Fahrzeugs als Dienstwagen muss vertraglich festgehalten werden. Im sogenannten Kfz-Überlassungsvertrag sind Details zum Firmenwagen geregelt. Damit sichern sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber gegenseitig ab.
Vertragsabschluss vor Schlüsselübergabe
In großen Firmen ist es absolut üblich, dass das Thema Firmenwagen im Zuge der Einstellung oder von Gehaltsverhandlungen besprochen und ausgehandelt wird. Erst wenn alles geklärt ist, wird das Auto bestellt oder ausgewählt. Der entsprechende Kfz-Überlassungsvertrag liegt als Entwurf vor und wird mit den konkreten Daten ausgefüllt. In kleineren, familiären Unternehmen ist der Ablauf nicht immer so klar festgelegt. Dabei ist es für beide Seiten enorm wichtig, dass die Details festgelegt und aufgezeichnet sind.
Ingo A. arbeitet seit Langem als Fahrer für eine kleine Apotheke. Nach einer Erweiterung zur Online-Apotheke reicht sein Kleinwagen nicht mehr für die täglichen Fahrten zum Versanddienstleister. Sein Chef drückt ihm die Schlüssel für einen Lieferwagen in die Hand: „Da, nimm den. Kannst du auch mit nach Hause fahren. Gib mir einfach immer die Tankrechnungen.“
Das klingt zwar nett und einfach, lässt aber viele Fragen offen. Sowohl für den Chef als auch für den Mitarbeiter tun sich zahlreiche steuerliche Stolperfallen auf. Wird der Wagen nur geschäftlich genutzt? Oder nun auch privat? Wie wird der geldwerte Vorteil bestimmt? Wer steht für Schäden gerade? Wie ist das Fahrzeug versichert? Wann endet diese Überlassung?
Tipp: Sobald Firmenwagen zu Privatfahrten genutzt werden dürfen, lohnt es sich immer, zweimal hinzusehen und beim Arbeitgeber nachzuhaken. Es könnte sonst ein böses Erwachen mit dem Finanzamt oder bei einem Unfall geben.
Inhalt eines Kfz-Überlassungsvertrages
Muster und Vorlagen für diese Verträge finden sich im Internet und bei den meisten Steuerberatern. Im Wesentlichen umfasst der Vertrag folgende Punkte:
- Vertragspartner
- Fahrzeug
- Nutzungsumfang
- Abrechnung des geldwerten Vorteils
- Pflichten des Arbeitgebers (Kosten, Versicherungen, Tanken)
- Pflichten des Arbeitnehmers (Sorgfalt, Inspektionsintervalle, Führerscheinbesitz)
- Haftung
- Rückgabe
Je detaillierter die Einzelheiten im Vertrag geregelt sind, desto niedriger ist das Risiko für beide Seiten.
Tipp: Es ist empfehlenswert, den Zeitpunkt der Überlassung auf einen Monatsanfang zu legen, wenn die 1-Prozent-Regelung zur Anwendung kommt. Sie muss für jeden angebrochenen Monat entrichtet werden, also auch dann in vollem Umfang, wenn ein Fahrzeug am letzten Tag des Monats überlassen wird.
Fahrzeug und Nutzung
Neben den Vertragspartnern sollten auch die Daten des Fahrzeugs im Vertrag vermerkt werden. Grundangaben wie Marke, Bauart, Kennzeichen und Erstzulassung beschreiben das zu nutzende Fahrzeug. Zugleich kann auch festgelegt werden, dass der Arbeitgeber bei Verlust für gleichwertigen Ersatz sorgen muss.
Wichtig ist außerdem, die Nutzung festzulegen. „Überwiegend geschäftlich“ ist eine gerne genutzte Formulierung, welche die private Nutzung freistellt. Zugleich eröffnet diese Formulierung die Möglichkeit, die 1-Prozent-Regelung zur pauschalisierten Abrechnung zu nutzen – ein für Arbeitnehmer und Arbeitgeber einfaches Verfahren. Einigt man sich darauf, diese Methode nicht zur Anwendung zu bringen, so muss das Führen eines Fahrtenbuchs festgelegt werden.
Tipp: Die für die Berechnung des geldwerten Vorteils wichtige Entfernung zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz sollte ebenfalls Teil des Vertrages sein.
Im Vertrag kann eine Nutzung durch Dritte ausgeschlossen werden. Eine klare Abgrenzung, ob zum Beispiel der Ehepartner das Fahrzeug fahren darf oder nicht, ist empfehlenswert.
Pflichten des Arbeitgebers
In den meisten Fällen übernimmt der Arbeitgeber alle anfallenden Kosten für das Fahrzeug und dessen Nutzung. Dazu gehören zum Beispiel:
- Versicherungen
- Wartung und Reparatur
- Tankrechnungen
- Sommer- und Winterbereifung
- Zubehör und Nachrüstung
Geregelt werden sollte außerdem, ob der Arbeitgeber auch Zusatzkosten wie Maut- oder Fährgebühren sowie die Kosten für Außen- und Innenreinigung übernimmt.
Tipp: Einige Sonderausstattungen wie Anhängerkupplung, Navigationsgeräte oder das Winterpaket wirken sich auf den Listenpreis aus und damit auf die Höhe der monatlichen Pauschale für die Abrechnung des geldwerten Vorteils.
Pflichten des Arbeitnehmers und Dienstwagennutzers
Ohne Pflichten keine Rechte, sagt man so schön. Das trifft auch auf den Firmenwagen zu. Für den Arbeitnehmer bedeutet das, bei der Nutzung des Firmenwagens größte Sorgfalt an den Tag zu legen, um Schäden soweit möglich zu vermeiden. Der Arbeitgeber darf eine Vollkaskoversicherung mit Selbstbeteiligung in angemessener Höhe abschließen, welche im Schadensfall der Arbeitnehmer zu zahlen hat. Außerdem ist der Dienstwagennutzer verpflichtet, das Fahrzeug regelmäßig zur Wartung und Inspektion vorzustellen oder dafür zur Verfügung zu stellen.
Im Vertrag oft zu finden ist die Formulierung, dass im Unfallfall immer die Polizei hinzuziehen ist. Der Arbeitnehmer muss außerdem von sich aus den Arbeitgeber informieren, wenn ihm der Führerschein entzogen wurde. Er haftet für böswillig oder grob fahrlässig am Fahrzeug verursachte Schäden.
Tipp: Viele dieser Regelungen sind verhandelbar. Die Angaben geben häufig genutzte Regelungen wieder. Absprachen wie eine verschärfte Haftung des Arbeitnehmers sind allerdings nicht zulässig und deshalb unwirksam.
Rückgabe und Widerruf
Aus bestimmten Gründen und mit angemessener Frist kann der Arbeitgeber den Vertrag beenden und das Fahrzeug zurückverlangen. Im Rahmen einer Kündigung ist das Fahrzeug beispielsweise zurückzugeben. Aber auch, wenn der Arbeitnehmer in der Firma bleibt, kann der Arbeitgeber den Firmenwagen zurückziehen. Aktuellen Urteilen zu Folge muss ein nachvollziehbarer, sachlicher Grund vorliegen. Eine Vertragsklausel, die eine Rücknahme ohne Grund erlaubt, ist nichtig. In den folgenden Fällen ist eine Rückgabe üblich:
- Langfristige Erkrankung des Arbeitnehmers über das Ende des Entgeltfortzahlungszeitraums hinaus
- Freistellung des Arbeitnehmers
- Kündigung des Arbeitsverhältnisses
- Elternzeit
Während des Mutterschutzes im Zeitraum von sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt steht der werdenden Mutter das Firmenfahrzeug weiterhin zu. Erst mit der Elternzeit kann es zurückgefordert werden.